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Sind Collaborative Workflow Platforms (CWP) die Zukunft?
Mehr Effizienz durch einheitliche Abläufe

von Tim Conrads
Mehr Effizienz durch einheitliche Abläufe
Lesezeit:
2 Minuten

Veröffentlicht:
3/17/2021

Autor*in:
Tim Conrads

Foto:
Annie Spratt

„Soll etwas nicht fertig werden, benennen Sie zwei Verantwortliche.“ Auch wenn diese Weisheit wohl nicht allgemeingültig ist, trifft sie den Nagel auf den Kopf: Unklare Verantwortlichkeiten führen mitunter dazu, dass Aufgaben liegen bleiben. Dank digitaler Technologien, wie beispielsweise Collaborative Workflow Platforms, wird diese Weisheit wohl bald keine Gültigkeit mehr haben.

Auch wenn die Vorteile der Digitalisierung überwältigend sind, hat das analoge Arbeiten durchaus auch einen Vorzug: Liegt eine Rechnung auf einem Schreibtisch, ist die Zuständigkeit eindeutig geklärt. Gehen Rechnungen beispielsweise in ein gemeinsam verwaltetes Mailpostfach, besteht die Gefahr, dass diese doppelt oder schlimmstenfalls gar nicht bearbeitet werden. Eine Lücke, die kollaborative Plattformen – richtig genutzt – schließen können.

Collaborative Workflow Platforms – einheitliches Arbeiten dank einheitlicher Abläufe

Abgesehen von den genannten Vorteilen ist die Bereitstellung von Informationen in Echtzeit ein Kernelement jedes CWP. Sind Arbeitsaufgaben abgeschlossen, können andere Nutzer*innen dies auf der Plattform nachverfolgen und gegebenenfalls unterstützen, beispielsweise im Krankheitsfall. Aber was, wenn sich die angelernten Arbeitsabläufe zwischen zwei Personen grundlegend unterscheiden?

Ein Beispiel: Während Mitarbeiter*innen A eine eingescannte Rechnung zunächst telefonisch prüft, bevor sie diese dem entsprechenden Objekt zusortiert, macht Mitarbeiter*in B es genau andersherum. In der Folge könnte eine fehlerhafte oder sogar zu Unrecht gestellte Rechnung beglichen werden, was durchaus zu erheblichen Aufwänden führen kann.

CWPs sorgen hier für eine Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen, wobei jederzeit Aufgaben übernommen oder übergeben werden können. Die auf einer solchen Plattform hinterlegten Workflows sind standardisiert, so dass einheitliches Arbeiten gewährleistet ist. Klar definierte Abläufe sorgen dabei einerseits für eine Steigerung der Produktivität, andererseits für eine klare Zuordnung der Aufgaben. Die Möglichkeit interdisziplinärer Arbeit sorgt zudem für einen Wissenstransfer zwischen den Teams. Missverständnisse, aufgrund unterschiedlicher Informationsstände, können damit deutlich minimiert werden.

Mit Hilfe von Collaborative Workflow Platforms lässt sich die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams verbessern, auch und gerade wenn dieses Team sich nicht durchgängig an einem Ort aufhält.

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