Sind Collaborative Workflow Platforms (CWP) die Zukunft?

Mehr Effizienz durch einheitliche Abläufe


„Soll etwas nicht fertig werden, benennen Sie zwei Verantwortliche.“ Auch wenn diese Weisheit wohl nicht allgemeingültig ist, trifft sie den Nagel auf den Kopf: Unklare Verantwortlichkeiten führen mitunter dazu, dass Aufgaben liegen bleiben. Dank digitaler Technologien, wie beispielsweise Collaborative Workflow Platforms, wird diese Weisheit wohl bald keine Gültigkeit mehr haben.

Auch wenn die Vorteile der Digitalisierung überwältigend sind, hat das analoge Arbeiten durchaus auch einen Vorzug: Liegt eine Rechnung auf einem Schreibtisch, ist die Zuständigkeit eindeutig geklärt. Gehen Rechnungen beispielsweise in ein gemeinsam verwaltetes Mailpostfach, besteht die Gefahr, dass diese doppelt oder schlimmstenfalls gar nicht bearbeitet werden. Eine Lücke, die kollaborative Plattformen – richtig genutzt – schließen können.

#### Collaborative Workflow Platforms – einheitliches Arbeiten dank einheitlicher Abläufe

Abgesehen von den genannten Vorteilen ist die Bereitstellung von Informationen in Echtzeit ein Kernelement jedes CWP. Sind Arbeitsaufgaben abgeschlossen, können andere Nutzer``*``innen  dies auf der Plattform nachverfolgen und gegebenenfalls unterstützen, beispielsweise im Krankheitsfall. Aber was, wenn sich die angelernten Arbeitsabläufe zwischen zwei Personen grundlegend unterscheiden? 

Ein Beispiel: Während Mitarbeiter``*``innen A eine eingescannte Rechnung zunächst telefonisch prüft, bevor sie diese dem entsprechenden Objekt zusortiert, macht Mitarbeiter``*``in B es genau andersherum. In der Folge könnte eine fehlerhafte oder sogar zu Unrecht gestellte Rechnung beglichen werden, was durchaus zu erheblichen Aufwänden führen kann. 

CWPs sorgen hier für eine Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen, wobei jederzeit Aufgaben übernommen oder übergeben werden können. Die auf einer solchen Plattform hinterlegten Workflows sind standardisiert, so dass einheitliches Arbeiten gewährleistet ist. Klar definierte Abläufe sorgen dabei einerseits für eine Steigerung der Produktivität, andererseits für eine klare Zuordnung der Aufgaben. Die Möglichkeit interdisziplinärer Arbeit sorgt zudem für einen Wissenstransfer zwischen den Teams. Missverständnisse, aufgrund unterschiedlicher Informationsstände, können damit deutlich minimiert werden. 

Mit Hilfe von Collaborative Workflow Platforms lässt sich die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams verbessern, auch und gerade wenn dieses Team sich nicht durchgängig an einem Ort aufhält. 

Worauf sie als Hausverwalter*innen in den nächsten Wochen besonders achten müssen

Mehrwertsteuersenkung während Corona


Nachdem die Regierungskoalition am 03.06.2020 in einem Konjunkturpaket [Quelle - BMWi](https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Downloads/E/eckpunktepapier-corona-folgen-bekaempfen.pdf?__blob=publicationFile&v=6) unter anderem die Senkung der Mehrwertsteuer angekündigt hat, wurde diese Maßnahme nun am 12.06.2020 in einer Kabinettssitzung beschlossen [Quelle - Bundesregierung](https://www.bundesregierung.de/breg-de/bundesregierung/staatsministerin-fuer-kultur-und-medien/aktuelles/corona-steuerhilfegesetz-1759296).

Somit verringern sich die Umsatzsteuersätze von 7% auf 5% (ermäßigter Steuersatz) und von 19% auf 16% (Regelsteuersatz) befristet vom 01.07.2020 bis zum 31.12.2020 (nachfolgend „Übergangszeitraum“).

#### Welcher Satz kommt wann zur Anwendung?

Für die Auswahl des richtigen Umsatzsteuersatzes gilt der Zeitpunkt der Besteuerung wie folgt:

Bei Waren
* Zeitpunkt des Beginns der Lieferung
* oder wenn Empfänger*in die Verfügungsmacht über die Ware erlangt (wenn die Ware nicht bewegt wird, wie bei Immobilien)

Bei Dienstleistungen
* Die Vollendung der Leistung ist maßgeblich (Beispiel: kalenderjährliche Softwarelizenzen – 31.12.2020 und somit der verringerte Steuersatz)
* Wenn eine Teilleistung vorliegt, die sich als solche Abgrenzen lässt und zu der und deren Abrechnung eine entsprechende Vereinbarung vorliegt (Beispiel: Mieten oder regelmäßige Objektpflege – monatliche Abrechnung jeweils am letzten Tag des Monats)
 
Daraus ergeben sich Situationen, bei denen Rechnungen die nach dem 01.07.2020 eintreffen, trotzdem noch mit dem „alten“ Steuersatz besteuert werden. Der umgekehrte Fall zu Beginn 2021 sind Rechnungen, die mit dem verringerten Steuersatz gestellt werden müssen.

#### Behandlung unterschiedlicher Kostenkategorien

Alle Rechnungen, die sich auf sinnvoll aufzuteilende Leistungen – meist Monatsteilleistungen – beziehen, müssen im Übergangszeitraum mit dem verringerten Steuersatz besteuert werden. Dies sind beispielsweise:
* Objektpflege
* Gartenpflege
* Notrufgebühr für den Aufzug
* Mieten (mit Umsatzsteuer)
* Verwaltergebühr

Bei quasi messbaren Teilleistungen wird es für den Übergangszeitraum einen anderen Umsatzsteuerausweis geben. Dies umfasst vor allem
* Wasser
* Strom
* Wärme / Wärmeenergieträger

Auf der anderen Seite sind Jahresbeiträge mit dem Ende der Leistung zu besteuern. Dies kommt vor allem bei Mitgliedsbeiträgen oder Lizenzen vor. 
* Softwarelizenzen

Somit sollten sie generell ein Auge darauf werfen, ob die Rechnungen ab jetzt bis zum Ende der Übergangszeit und ein wenig darüber hinaus die korrekte Umsatzsteuer ausweisen.

Weitere Auswirkungen für Sie als Hausverwalter``*``innen haben wir nachfolgend einmal für Sie in Bezug auf ihre Eigentümer``*``innen, Mieter``*``innen und Dienstleistungen dargestellt. Für jede dieser Gruppen zeigen wir, worauf Sie in der täglichen Arbeit achten sollten.

#### Konsequenzen für Eigentümer``*``innen, Mieter``*``innen und Dienstleistungen und Ihre Unternehmung

Im Umgang mit __Dienstleister*innen__ kommen die größten Aufgaben auf Sie zu. So müssen Dauerrechnungen für Teilleistungen angepasst werden. Machen Sie ihre Dienstleister (rechtzeitig) darauf aufmerksam. Bei gegebenen Lastschriftmandaten kann es sonst zu erhöhtem Aufwand bei den Differenzrechnungen kommen. Daueraufträge, die von Ihnen ausgelöst werden sind hier auch genau zu prüfen. Ein besonderes Augenmerk gilt noch den Abschlussrechnungen der Versorger, die den Übergangszeitraum ebenfalls in Ihrer Abrechnung berücksichtigen müssen.

Bei __Mieter*innen__ mit optierten Mietverträgen auf einen Umsatzsteuerausweis sind entsprechende Mietzahlungen anzupassen und somit ggf. auch Lastschrifteinzüge. Zudem haben die Mieter``*``innen anrecht auf eine ordentliche Rechnung, die mit dem (falschen) Ausweis der Umsatzsteuer im Mietvertrag nicht mehr gegeben sein dürfte. Eine korrekte Rechnung kann diesen Fehler aber heilen und sollte den Mieter``*``innen zumindest für die Übergangszeit ausgestellt werden. Rücksprachen mit ihrem Steuerberater empfehlen wir hier sehr.

__Eigentümer*innen__ können nach § 9 Abs. 1 UStG zur Umsatzsteuer optieren. Der Gesetzgeber erfordert dafür, dass die Fläche ausschließlich für umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit genutzt wird. Somit sind beim Vorsteuerabzug der Eigentümer*innen auf die richtigen Steuersätze zu achten. Hier können falsch ausgewiesene Umsatzsteuern in den Rechnungen zur Ablehnung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt führen.
Bei der Rechnungsprüfung in der WEG könnte im nächsten Jahr vermehrt diese Übergangszeit in den Fokus rücken. Somit lohnt es sich dies bereits gut vorzubereiten und ggf. entsprechende Stellen zu markieren.

Für Sie als __Hausverwaltung__ bedeutet dies, dass Sie vor allem auf die Rechnungen zu Ihrem Verwalterhonorar achten und bereits gestellte Dauerrechnungen anpassen müssen. Haben Sie Lastschrifteinzüge oder Daueraufträge für Ihr Verwalterhonorar eingerichtet, sind diese zu ändern. Gleichzeitig haben Sie bitte auch ein Auge auf Ihre Kosten wie für Softwarelizenzen oder eingehende Rechnungen zu beispielsweise (IT-/Software-)Wartungsverträgen.

#### Fazit und Empfehlung

Es kommen ein paar neue Herausforderungen auf den Verwalteralltag zu. Nutzen Sie die Möglichkeit in den Austausch mit den Kollegen zu gehen und scheuen Sie nicht den Kontakt zum Steuerberater bei Unsicherheit der steuerlichen Behandlung. Das Zurückfordern von Geld ist meist schwieriger als das zahlen selbst, weshalb wir das genaue Prüfen Ihrer Daueraufträge empfehlen oder sie radikal einmal komplett zu Ende Juni zu beenden und neu anzulegen. So haben Sie einmal über alle Aufträge rüber geschaut.

Gerne besprechen wir persönlich mit Ihnen, wie Sie diese und zukünftige Herausforderungen meistern können. [Melden Sie sich gern jederzeit bei uns.](tel:+4915161466926)

Emotionen verstehen – sich selbst und Mitarbeiter*innen motivieren

Auf Veränderungen reagieren


Wir Menschen sind bekanntlich Gewohnheitstiere. Fühlen wir uns in einer Umgebung sicher, fällt es uns schwer Änderungen anzunehmen und ihnen positiv zu begegnen. Möchte jemand eine Veränderung anstoßen, führt dies oftmals zu dem bekannten Satz: „Das machen wir schon immer so“ und „kann nicht alles so bleiben, wie es ist, es läuft doch gut“. Wir krallen uns an dem Bekannten fest, das für uns richtig scheint. 

Es ist also normal, dass wir der Pandemie, die uns derzeit noch fest im Griff hat, mit Argwohn begegnen. Insbesondere, weil sie uns emotional viel abverlangt. Zum einen wegen der Verzichte, zum anderen, weil wir uns zumindest zeitweise scheinbar von der alten Weltordnung und dem, was wir bisher kannten, verabschieden müssen. Dabei wissen wir nicht, was nach der COVID-19-Krise passieren wird und welche Veränderungen wirklich eintreffen werden. 

In den Medien werden insbesondere soziale Veränderungen genannt und wir merken sie zum Teil selbst. Dies führt dazu, dass wir schnellstmöglich zur alten Realität zurückkehren möchten, anstatt kreativ zu werden und offen für die entstehenden Chancen zu sein. Während in Unternehmen vor Corona z. B. bei Umstrukturierungen häufig "Change Manager" engagiert werden, um diesen Prozess für die Mitarbeiter``*``innen möglichst einfach zu gestalten, sind wir in der COVID-19-Krise auf uns gestellt und müssen in vielen Fällen allein einen Weg finden, mit unseren Emotionen umzugehen.

In Change Projekten mit Kund``*``innen versuche Ich immer den Führungskräften ihre eigenen sowie die möglichen Emotionen ihrer Mitarbeiter``*``innen vor Augen zu führen. Hierfür greife ich gerne auf die [Kübler-Ross-Kurve](https://de.wikipedia.org/wiki/Elisabeth_K%C3%BCbler-Ross) der Veränderung zurück. Aus ihr können wir die negativen Emotionen ableiten, aber auch lernen, wie wir diesen positiv begegnen können. Die Betrachtung der Kurve ermöglicht uns also, besser zu navigieren und einzuschätzen, in welcher Phase eines Veränderungsprozesses wir uns derzeit befinden. Somit haben wir eine konkrete Grundlage, um uns in der Veränderung emotional zu öffnen und negativen Emotionen zu begegnen. Das heißt, wir müssen erkennen, in welchem Stadium des Abschieds wir uns befinden und wie wir hier eine Veränderung in uns selbst hervorrufen können.

#### Es ist an der Zeit zu Change Manager``*``innen unserer persönlichen Veränderung und Einstellung zu werden.

Eine allgemeine Einschätzung der bisherigen Ereignisse, eingetroffen durch COVID-19, sind in der Kurve dargestellt. Da jeder Mensch diese Kurve in unterschiedlicher Geschwindigkeit durchläuft, kann es sein, dass Sie die Ereignisse anders wahrgenommen haben, dies ist insbesondere von der persönlichen Veränderungskompetenz abhängig.

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Die Kurve der Veränderung beginnt mit einer Art Schockzustand. Wir wissen, dass sich etwas verändert, können die Veränderungen jedoch nicht greifen. Es ist meistens die Phase der Gerüchte, die uns verunsichert. So vermutlich auch in der ersten Phase der Pandemie.

Während in China ganze Regionen vom Rest der Welt abgeriegelt wurden und auch in Italien langsam die Krankheits- und Todeszahlen immer weiter anstiegen, glaubten viele von uns noch immer, dass es uns nicht betreffen würde und noch sehr weit weg wäre. Daraufhin folgte die Phase der Leugnung und Verdrängung, in welcher der Veränderung bewusst aus dem Weg gegangen wird, zum Beispiel indem man sich einredet, „es sei nur eine Grippe“. Vielfach nehmen wir danach Wut und Frust wahr. Die damit aufsteigenden Ängste führen zur Ablehnung der Maßnahmen. Wir merken, dass sich etwas ändert, obwohl der Glaube bestand immun zu sein. Die Krise hat uns erreicht und wir mussten zu Hause bleiben. Die Restaurants und Bars, Kitas und Schulen wurden geschlossen, Eltern und Großeltern durften nicht mehr besucht werden. Auf einmal waren viel mehr Menschen betroffen, als anfänglich angenommen und jeder von uns war mittendrin. Das erste Anzeichnen der wirtschaftlichen Auswirkungen, z. B. durch das Stillstehen von Fabriken und dem Schließen von Restaurants zeichneten sich ab und führten zu weiterer Frustration. Mit dessen Anstieg wurden vielfach auch die ersten Widerstände mobilisiert.

#### Ist dies die Phase, in der wir uns gesamtwirtschaftlich derzeit befinden?

Für einen großen Teil der Bevölkerung vermutlich schon. Zu erkennen ist dies durch die Rufe nach Lockerungen, die immer lauter werden und den politischen Druck auf die Entscheider steigen lässt. Ein Abschied von dem bisher Bekannten fällt schwer, vor allem wenn das entstehende Ergebnis so unklar ist. In einem normalen Change-Prozess ist dies die Phase, in der die Widerständler``*``innen überzeugt werden müssen, bevor die Veränderung akzeptiert werden kann.

#### Warum können wir uns nicht auf den Übergang zwischen alter und neuer Realität einlassen? 

Um uns zu öffnen, müssen wir die Gründe für den Widerstand erfassen und auflösen. Sind die Widerstände sachlicher Natur? Dann ist es an der Zeit, sich mehr mit dem Virus, der Verbreitung und den Folgen, auseinanderzusetzen. Das Verstehen der Hintergründe kann in dem Fall zu einer Akzeptanz der Situation führen. Haben wir Angst vor den wirtschaftlichen Folgen, könnte unser Streben auch politischen Ursprungs sein. Insbesondere dann, wenn durch die Krise der Job und damit die Existenz bedroht scheint, führen diese Widerstände zu einer Ablehnung. 

Hier könnte es helfen, sich bewusst zu machen, welche Einschränkungen auf eine``*``n persönlich zukommen können, vielleicht auch mit der gesamten Familie die Thematik offen zu besprechen und neue Ideen zu sammeln, wie diesen Einschränkungen begegnet werden kann. Sind die Widerstände eher emotional-irrational? Auch das ist legitim! Eine sachliche Herangehensweise hilft uns dann jedoch nicht weiter. Vielleicht aber Gespräche mit anderen, das Benennen unserer Ängste und das Aufbringen von Verständnis für uns selbst. Wichtig ist die eigene Auseinandersetzung zu beginnen und eine innerliche Distanz zu schaffen, dessen Ziel ist eine Neubewertung der Situation zu ermöglichen. Nur durch die Neubewertung können wir den Widerstand überwinden und vielleicht zu Promotor``*``innen der post-COVID-19 Zeit werden.

#### Abschied bewusst erleben durch kurzes Innehalten

Um den Zustand zu erreichen, durchlaufen wir das Tal der Tränen. Vielleicht ist es der Tag, an dem Sie „Weltschmerz“ empfinden, einfach schlecht drauf sind und zu Hause vor sich hin grummeln, vielleicht machen Sie aber auch einen langen Spaziergang mit einem oder einer guten Freund``*``in. Es ist der Moment, um stehen zu bleiben und die unterschiedlichen aufkommenden Emotionen, von tiefer Traurigkeit bis zu großer Freude, zuzulassen, um an diesem Tiefpunkt Abschied zu nehmen. 

Durch den Abschied erfolgt die Öffnung und damit ermöglichen wir nicht nur uns, sondern auch Anderen neue Chancen zu sehen. Damit ist nicht das Ausbrechen in einen blinden Aktionismus gemeint, sondern das Starten erster Experimente – das Austesten der momentanen Situation und das Finden von neuen Formaten, für das private und berufliche Leben. Die Öffnung ermöglicht uns zu realisieren, dass es vielleicht gar nicht so schlimm ist, eine Maske zu tragen, Menschen auf anderer Art zu begegnen und das tägliche Sportprogramm zu schaffen, weil wir weniger Zeit mit dem Pendeln zur Arbeit verbringen.

#### Wir werden zu Promotor``*``innen der post-Covid-19 Zeit 

Wir verändern diese Krise nicht nur positiv für uns, sondern wir können auch Vorbilder für andere werden und ihnen helfen, der Zeit positiv zu begegnen und zu Gestalter``*``innen der Zukunft zu werden. Wir entscheiden uns also dafür, die neue Situation anzunehmen und diese auszugestalten. Wenn wir in dieser Phase entspannt mit uns und unseren Erfahrungen umgehen und Flexibilität zulassen, kommen wir zu einer neuen Realität. Wir integrieren neue Verhaltensweisen in unseren Alltag und sind damit vielleicht sogar effizienter, glücklicher oder auch klimabewusster geworden. Wie Sie sehen, sind die Möglichkeiten unendlich.

Wie wir trotz Kontaktverbot handlungsfähig bleiben

Eigentümerversammlung online


Frühling 2020, die Sonne scheint und es stehen die alljährlichen Versammlungen der Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) an. Schnell die Word-Vorlage für die Einladung zur Eigentümerversammlung geöffnet – nebenbei trellert Phil Collins fröhlich aus dem Radio – und noch zwei Tagesordnungspunkte ergänzt. Kurz der Blick auf den Kalender um einen passenden Termin zu finden. Die Osterferien stehen vor der Tür, also schauen wir doch einmal Mitte April. Die Kolleg*in hat schon an einigen Tagen den Konferenzraum geblockt, aber ein Termin ist noch frei. Ort, Datum und Zeit wird in der Einladung notiert – fertig!

Die Gesamtabrechnung, die Einzelabrechnungen und die Wirtschaftspläne sind auch vorbereitet. Eine bekannte Stimme blechert aus der Röhre. Mama Merkel erzählt über die Sonntagssitzung und spricht von Kontaktverbot.

Kontaktverbot? Das lässt sich mit der gerade getippten Einladung zur Eigentümerversammlung nicht vereinbaren. Was nun?

#### Kontaktverbot durch die Folgen des Corona-Virus

Die Zeit hat zum Kontaktverbot folgendes geschrieben:

>> Nach Einschätzung von Bund und Ländern sei „nicht das Verlassen der Wohnung die Gefahr, die Gefahr ist der enge unmittelbare soziale Kontakt“, sagte der Ministerpräsident von Nordrhein-Westfalen, Armin Laschet. Deshalb sei ein Kontaktverbot ab zwei Personen nun nötig, um eine Unterbrechung der Infektionsketten „verhältnismäßiger, zielgerichteter und besser zu vollziehen“.

>> Ein Kontaktverbot ist kein Hausarrest: Bürgerinnen und Bürger in Deutschland dürfen weiterhin das Haus verlassen, beispielsweise für den Weg zur Arbeit und zurück. Dazu gehört auch die Teilnahme an erforderlichen Sitzungen, Terminen und Prüfungen. [Quelle](https://www.zeit.de/politik/deutschland/2020-03/ausgangssperren-coronavirus-deutschland-social-distancing-quarantaene-ansteckung-faq)

Man solle den Kontakt mit anderen Mitmenschen, mit denen man nicht täglich im Kontakt stehe, vermeiden, sich nicht in großen Gruppen treffen. Das betrifft also auch eine Eigentümerversammlung. In anderen Bereichen wie beispielsweise dem Handwerk können die Arbeiten im und am Haus weitergehen. Diese Arbeiten dürfen auch weiterhin beauftragt werden, wenn es denn die Kapazitäten bei den Handwerksbetrieben zulassen.

#### Eigentümerversammlung – was wirklich wichtig ist

Einmal im Jahr, so schreibt es das Gesetz vor, muss eine Eigentümerversammlung  abgehalten werden (§24, Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz).

Zur Abwehr darf der Verwalter, auch heute schon, wirklich dringende Themen in einer Immobilie nach Wohnungseigentümergesetz ohne Beschluss durchführen (§27, Abs. 1, Nr. 3).

Für die Eigentümerversammlung bleiben also noch Themen wie bauliche Maßnahmen, Instandsetzungen, Angebotsvergleiche und auch die Hausgeldabrechnung und der Wirtschaftsplan in manchen Fällen die Wiederbestellung des Verwalters. 

#### Eigentümerversammlung – die zeitliche Komponente

Viele Eigentümer benötigen ihre Hausgeldabrechnung für die Einkommensteuer. Die Frist liegt dort für Privatpersonen ohne Steuerberater am 31. Juli des Jahres. Bei Beauftragung eines Steuerberaters verlängert sich die Frist bis Ende Februar des Folgejahres.

Die Gerichte sind der Meinung, dass die Hausgeldabrechnung mit einer Frist von in der Regel 3 bis höchstens 6 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres erstellt sein muss (Oberlandesgericht (OLG) Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06; OLG Celle, Beschluss vom 08.06.2005, Az.: 4 W 107/05).

Für die Durchführung der Eigentümerversammlung sehen sie 9 Monate als ausreichend an (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 07.10.1999, Az.: 2 Z BR 76/99). Weitere gesetzliche Regelungen zur zeitlichen Einordnung der Aufgaben eines Verwalters existieren nicht. In der Teilungserklärung oder in der Gemeinschaftsordnung sowie durch Beschluss der WEG kann eine Frist zur Durchführung der Eigentümerversammlung festgelegt sein.

Gerade solch eine Frist könnte durch die Corona-Krise reißen, was die Eigentümer und Gerichte hoffentlich verstehen werden. Hier empfehlen wir bei kurzen Fristen in Verwalterverträgen und einer späteren Eigentümerversammlung die Ladungsfrist zu Verlängern, damit die Eigentümer mehr Zeit haben, sich auf den anderen Zeitraum einstellen zu können.

Festhalten können wir hier also, dass die Eigentümer eine Durchführung der Versammlung aufgrund der Abgabe ihrer Steuererklärung bis spätestens zum 31.07. des Jahres wünschen. Am besten natürlich ein wenig früher, um die Erklärung auch noch erstellen zu können.

#### Verschiebung einer Vielzahl von Eigentümerversammlungen – Das Jahr verlängert sich nicht

Schauen wir einmal auf die Arbeitsbelastung von Verwaltern:
Nehmen wir einen Schnitt von 35 Eigentümerversammlung pro Jahr für einen Verwalter an (Schreiben Sie mir gern, wenn Sie deutlich darüber liegen. Darauf verweise ich hier gern in Zukunft).

Da Eigentümerversammlungen nicht an Feiertagen oder in den Schulferien stattfinden sollen (LG Karlsruhe, Urteil v. 25.10.2013, 11 S 16/13), bleiben im Schnitt als mögliche realistische Werktage für die Eigentümerversammlung rund 90 Tage des Jahres:

* Februar: 20
* März: 21
* April: 12 
* Mai: 19
* Juni: 12 – 20
* Juli: 0 – 23

Viele Versammlungen finden auch aufgrund der Dauer der Heizkostenabrechnung erst ab Mitte März oder  April statt. Nehmen wir also an, dass von den 35 Eigentümerversammlungen noch 30 offen sind. 

#### Die Zeit wird knapp, Sie schaffen das

„Die Kontaktsperre wird frühestens nach den Osterferien ab 20. April aufgehoben“ so Kanzleramtschef Braun [Quelle](https://www.sueddeutsche.de/politik/coronavirus-kanzleramt-helge-braun-angela-merkel-1.4860461). Zugleich gehen Wirtschaftsinstitute davon aus, dass es mindestens bis Ende April starke Einschränkungen geben wird. Umfangreiche Einschränkungen im öffentlichen Leben und auch bei den Grundrechten der Bürgerinnen und Bürger könnten uns noch länger begleiten. Szenarien bis Ende Juni werden ebenso betrachtet [Quelle](https://www.n-tv.de/wirtschaft/der_boersen_tag/Der-Boersen-Tag-am-Mittwoch-den-25-Maerz-2020-article21669849.html). Ein konkretes Datum der Aufhebung einzelner Maßnahmen wird es voraussichtlich wirklich verbindlich nur sehr kurzfristig geben.

Wenn nun die Tage von Mitte März bis Ende April wegfallen, bleiben noch etwa 60 Arbeitstage im Mai, Juni und Juli über. Nehmen wir jetzt noch die Sommerferien mit hinein, so blieben in Mecklenburg-Vorpommern oder Hamburg und Berlin und Brandenburg noch 31 Arbeitstage bis Ende Juli übrig. Diese Betrachtung bezieht sich sogar auf eine schnelle Besserung der Covid-Fallzahlen. 

Jetzt berücksichtigen wir noch die schlechte Planbarkeit der Aufhebung der Beschränkungen: Wir ziehen zwei Wochen plus Zustellungszeit ebenfalls von der verfügbaren Zeit ab. Für die Durchführung der Eigentümerversammlungen bis Mitte des Jahres bleibt demnach nicht mehr viel Zeit, um nicht zu sagen zu wenig Zeit.

Diese Zeit haben wir also nicht und die Jahresuhr hilft uns auch nicht dabei. Sprechen wir über Lösungen und gehen den Rest des Jahres mit viel Tatendrang an.

#### Erste gesetzliche Maßnahmen als Hilfe in der Corona-Krise

Das Bundeskabinett hat bereits reagiert und vorübergehend bis Ende 2021 folgendes beschlossen [Artikel 2, §6](https://dipbt.bundestag.de/doc/btd/19/181/1918110.pdf):

* Der zuletzt beschlossene Wirtschaftsplan gilt bis zum Beschluss eines neuen fort
* Der zuletzt bestellte Verwalter im Sinne des WEG bleibt bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung eines neuen Verwalters im Amt.

#### Unsere Empfehlung – nicht dringliche Themen verschieben

Wir empfehlen komplexe sowie nicht dringliche Themen auf später zu verschieben, wenn eine Zusammenkunft und somit eine Eigentümerversammlung, wie wir sie alle kennen, wieder möglich ist. Somit kann die Tagesordnung in den meisten Fällen auf die Tagesordnungspunkte zur Genehmigung der Abrechnungen (Gesamt- und Einzelabrechnungen) und des Wirtschaftsplans (Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne) beschränkt werden.

#### Unsere Empfehlung – Vollmacht erteilen

Für die Durchführung empfehlen wir den Eigentümern eine weisungsgebundene Vollmacht an den Verwalter zu erteilen. Was in diesen Zeiten die Gruppengröße bei der Eigentümerversammlung auf im besten Fall eins – nämlich den Verwalter – reduziert. Wie solch eine Vollmacht und die Einladung aussehen kann, haben wir für Sie hier zum download bereitgestellt.

Sollte sich an der Situation rund um die Kontaktsperre schneller etwas ändern, können die Versammlungen ohne Änderungen des Einladungsprozesses (vlt. auch dann in etwas kleineren Gruppen) wieder physisch gemeinsam stattfinden. Somit kann mit der Zeit versucht werden, die Anzahl der Tagesordnungspunkte wieder zu erhöhen.

#### Unsere Empfehlung – Transparenz schaffen

Gleichzeitig hilft es noch einmal, darauf hinzuweisen, dass Rückfragen zur Abrechnung und zum Wirtschaftsplan auf telefonischem oder schriftlichem Wege geklärt werden sollten. Im besten Fall werden solche Rückfragen kurz dokumentiert und das Ergebnis allen Beteiligten zur Verfügung gestellt. Dies kann einer Argumentation der fehlenden Diskussionsmöglichkeiten für eine Anfechtung entgegenwirken. Auch eine etwas längere Ladungsfrist ist aus unserer Sicht dafür förderlich.

Für diese Empfehlung lohnt sich ein Blick in die Teilungserklärung. Prüfen Sie bitte, ob Sie als Verwalter vertretungsberechtigt sind und welche Bedingungen für eine rechtssichere Bevollmächtigung erfüllt sein müssen. 

Wie ist das mit dem Protokoll?
Auch für diese Art von Versammlung muss ein Protokoll geschrieben werden. Denken Sie daran, die Beschlussfähigkeit festzustellen und die Ergebnisse der einzelnen Abstimmungen zu notieren.

#### Weitere Möglichkeiten

*Keine Eigentümerversammlung – abwarten – Abrechnung versenden*
Wenn keine Eigentümerversammlung durchgeführt werden kann, rät der VDIV (Verband der Immobilienverwalter) dazu, den Eigentümern die Jahresabrechnung für steuerliche Zwecke bereits zur Verfügung zu stellen [Quelle](https://vdiv.de/hp137233/Corona-Virus-Bundeskabinett-verabschiedet-aktuelle-Sonderregelungen-zum-Wohnungseigentumsgesetz.htm). Was nur, wenn sich diese Abrechnung im Nachgang als falsch herausstellt und die Einspruchsfrist gegen den Steuerbescheid bereits abgelaufen ist? Aus diesem Grund raten wir derzeit von dieser Möglichkeit ab, da dies im Nachhinein mit viel Ärger verbunden sein kann.

*Online / Telefonkonferenz*
Von der Möglichkeit eine Eigentümerversammlung auf digitalem Wege abzuhalten kann nur Gebrauch gemacht werden, wenn darüber eine Vereinbarung, beispielsweise in der Gemeinschaftsordnung, besteht. Wir werden in unseren nächsten Blogartikeln auf dieses Thema noch einmal detailliert eingehen. Eines schonmal vorweg: an dieser Praxis wird sich durch die kommende WEG-Reform (noch) nichts ändern. Lediglich die Online-Teilnahme von Eigentümern an Präsenzveranstaltungen kann durch einen Beschluss bestimmt werden. Diese Teilnahme bedarf derzeit ebenfalls einer Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung.

*Umlaufbeschluss*
Für einen Umlaufbeschluss müssen alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer schriftlich zustimmen, also eine originale Unterschrift auf Papier leisten. Vor allem in größeren Gemeinschaften dürfte das ein aufwändiges Unterfangen sein. Zustande kommt der Umlaufbeschluss, wenn er vom Initiator festgestellt und verkündet wurde.

#### Fazit

Auch in Zeiten von Corona finden wir Lösungen, die Beschlüsse in einer Eigentümerversammlung auch ohne den direkten Kontakt möglich machen. Eine gute Organisation der täglichen Aufgaben ist in diesem gefühlt verkürzten Jahr nun von besonderer Bedeutung. Gleichzeitig ermöglicht nun Homeoffice, sich auf die dringlichen Themen zu konzentrieren. Ein wenig Erleichterung in der täglichen Arbeit kann die WEG-Reform bieten. Einen ersten Überblick haben wir bereits [Quelle](../magazin/weg-reform-in-der-übersicht-chancen-für-verwalter-und-eigentümer) einmal für Sie zusammengestellt. In den nächsten Wochen analysieren wir die einzelnen Punkte für Sie in diesem Blog und finden gemeinsam gute Lösungen.

Nutzen Sie gern unser [Quelle](../static/docs/weisungsgebundene-vollmacht-etv.pdf) zur Erweiterung der Vollmacht um die Weisungsbefugnis.

**Wichtig:** Die Informationen können sich jederzeit ändern. Handwerker können sich über den aktuellen Stand der Dinge tagesaktuell bei ihrer Handwerkskammer informieren. In einzelnen Gemeinden oder Kreisen in Deutschland kann es zu Sonderregelungen kommen.

Chancen für Verwalter und Eigentümer zum neuen Wohnungseigentumsgesetz

WEG-Reform in der Übersicht


Viele befinden sich derzeit in einer Art Ruhemodus und wenige wie Ärzte, LKW-Fahrer, Mitarbeiter im Supermarkt und auch das Bundeskabinett laufen gerade auf Hochtouren. Teilweise sogar so hochtourig, dass fast unbemerkt Gesetze beschlossen werden, die nicht direkt etwas mit der Lage rund um Corona zu tun haben, dadurch aber auch gefühlt völlig untergehen. 

#### Verkündung des Gesetzes noch im Sommer 2020 erwartet

So geschehen ist es vor ein paar Tagen mit der Reform zum Wohnungseigentumsgesetzes, welches zuletzt 2007 reformiert wurde. In der dritten Lesung und der Schlussabstimmung stimmte der Bundestag der Gesetzesreform zu. Diese geht nun weiter an den Bundesrat, der diesen Gesetzesentwurf auch eingebracht hat [Quelle](https://www.mbei.nrw/de/981-sitzung-des-bundesrates-abstimmverhalten-des-landes-nrw). Nach der Zustimmung durch den Bundesrat ist ein Inkrafttreten zu Beginn des zweiten auf die Verkündung folgenden Monats vorgesehen.

Der VDIV rechnet mit einer Verkündung noch im Sommer, sodass das neue Gesetz im Spätsommer / Herbst das erste Mal zum Tragen kommen könnte. Doch was genau wurde denn nun geändert? Wir geben hier einen kurzen Überblick und gehen in den nächsten Wochen auf die einzelnen Punkte näher ein und was das für Sie in der Praxis bedeutet. Gemeinsam mit Ihnen und für Sie finden wir gute Lösungen für die Umsetzung in der täglichen Arbeit.

#### Was generell auffällt

Generell lässt sich festhalten, dass eine Vereinfachung hin zur digitalen Korrespondenz geschaffen wird. Die drei Absätze in denen die Schriftform gefordert wird, soll durch „in Textform“ geändert werden. Das hat zur Folge, dass entsprechende Dokumente nicht händisch unterschrieben und in Papierform übermittelt werden müssen. Eine textuelle Form wie sie die E-Mail bietet, reicht aus. Bei Vollmachten für Eigentümerversammlungen beispielsweise ist darauf zu achten, dass die Personen namentlich genannt werden.
Zudem sind die §§ für Aufgaben und Befugnisse des Verwalters, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht und den Verwaltungsbeirat stark verschlankt und vereinfacht worden.

#### Reform des Wohnungseigentumsgesetzes im Überblick

*§3: Stellplätze als Sondereigentum*

Stellplätze gelten nun als Räume und können auch im freien Raum außerhalb des Gebäudes nun Sondereigentum sein. Dafür muss der Stellplatz allerdings durch Maßangaben im Aufteilungsplan eindeutig bestimmt sein.

*§9a: Gemeinschaft der Wohnungseigentümer*

Es ist nun einheitlich geregelt, dass alle Wohnungseigentümer als Gemeinschaft die Rechte und Pflichten wahrnehmen und ausüben. Sie ist somit auch für die Verwaltung gemeinschaftlich zuständig und kann diese an einen Verwalter abgeben. 

*§10: Allgemeine Grundsätze + §48 Abs 1.*

Werden vereinbarungsändernde Beschlüsse aufgrund einer vereinbarten Öffnungsklausel gefasst, so muss diese ins Grundbuch eingetragen werden, damit dieser Beschluss auch gegen jeden Nachfolger der Eigentümer wirken kann. Auch Altbeschlüsse vor Inkrafttreten der WEG-Reform müssen bis Ende 2025 im Grundbuch eingetragen werden, damit Änderung der Vereinbarung auch für Nachfolger, die ab 2026 Eigentümer werden, wirksam ist. Geschieht die Änderung aufgrund gesetzlicher Öffnungsklauseln (bspw. Regelungen aus dem Wohnungseigentumsgesetz), müssen diese nicht ins Grundbuch eingetragen werden.


*§14 + §17: Pflichten des Wohnungseigentümers und deren Nichteinhaltung* 

Jeder Wohnungseigentümer hat die gesetzlichen Regelungen, Vereinbarungen und Beschlüsse einzuhalten. Bei Nichteinhaltung kann die Pflicht zum Verkauf deutlich einfacher herbeigeführt werden als bisher. Vor allem das wiederholte nicht zahlen des Hausgeldes könnte ein triftiger Grund sein. Darüber zu entscheiden hat aber weiterhin ein Gericht.

*§16: Nutzung und Kosten*

Hier ist eine Vereinheitlichung zwischen WEG und Mietrecht vorgesehen. So soll die Kostentragung des Vermieters von Nebenkosten 1-zu-1 an den Mieter weitergegeben werden können mit demselben Umlageschlüssel wie in der WEG. 
Aus meiner Sicht zeigt sich erst in Zukunft, wie dies genau in der Praxis umgesetzt wird. Ist beispielsweise in einem Mietvertrag festgelegt, dass die Reinigung des Treppenhauses nach Quadratmetern umgelegt wird, überstimmt dann der Paragraph aus dem WEG den Mietvertrag?

*§19: Regelung der Verwaltung* 

Instandhaltungsrücklage wird in Erhaltungsrücklage umbenannt.
Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann allgemein beschließen, wann Geldforderungen fällig werden und was passiert, wenn ein Eigentümer seine Pflicht verletzt. Dadurch könnten Vertragsstrafen für säumige Eigentümer eingeführt werden.

*§20: Bauliche Veränderungen mit einfacher Mehrheit, Elektromobilität und Glasfaseranschluss*

Bauliche Veränderungen sollen mit einfacher Stimmenmehrheit beschlossen werden können. Auf eigene Kosten können Wohnungseigentümer einen Umbau für den Gebrauch für Menschen mit Behinderungen, zum Laden von Elektrofahrzeugen, zum Einbruchschutz und für einen Glasfaseranschluss verlangen. Die Durchführung der Maßnahmen kann durch die Gemeinschaft beaufsichtigt werden.

*§23: Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschluss in Textform*

Eigentümerversammlungen können (noch) nicht von Gesetzes wegen komplett online durchgeführt werden. Allerdings kann beschlossen werden, dass Eigentümer über elektronische Kommunikation an einer Präsenz-ETV teilnehmen und ihre Rechte ausüben können. Der Schritt eine ETV komplett online durchzuführen, muss durch eine Vereinbarung gegangen werden. Zudem können umlaufbeschlüsse nun in Textform, also per E-Mail oder anderer Lösungen gefasst werden.

*§24: ETV Ladungsfrist vier Wochen; Protokoll über alle Beschlüsse muss unverzüglich erstellt werden; Ruf nach ETV durch Eigentümer in Textform*

Die Ladungsfrist der Eigentümerversammlung verlängert sich auf 4 Wochen und das Protokoll darf unverzüglich erstellt werden. Zudem wird es den Eigentümern erleichtert eine ETV zu verlangen, indem die Textform ausreichend ist.

*§25: ETVs immer berschlussfähig; Mehrheitsbeschlüsse; Vollmacht in Textform genügt; Änderungen in der Beschlusssammlung*

Beschlüsse werden in Zukunft mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschlossen, egal um welchen Sachverhalt es geht. Die Eigentümerversammlungen sind immer beschlussfähig (solange die Formen und Fristen zur Einladung gewahrt wurden). Außerdem können Vollmachten in textform abgegeben werden, sprich auch beispielsweise per E-Mail erteilt werden. Die Beschlusssammlung ist ebenfalls in textform zu führen und kann somit auch problemlos in einer Software gespeichert werden. Dabei muss auf die Hervorhebung von Beschlüssen, die die Umlageschlüssel ändern oder eine abweichende Kosten- und Nutzungsverteilung baulicher Maßnahmen beschließen, geachtet werden.

*§26: Verwalterbestellung und -abberufung*

Verwalter werden weiterhin mit Stimmenmehrheit nach §25 bestellt und abberufen. Es muss aber kein Grund mehr vorliegen einen Verwalter abzuberufen. Verwalter können allerdings Kostenregelungen für eine vorzeitige Abberufung in ihren Verwalterverträgen regeln.

*§27: Aufgaben und Befugnisse des Verwalters*

Verwalter bekommen „freie Hand“ bzw. die Möglichkeit Entscheidungen zu treffen und bei Maßnahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung zu handeln: genauer gesagt, wenn eine Beschlussfassung durch die Wohnungseigentümergemeinschaft nicht notwendig ist oder die entsprechende Maßnahme zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich ist. Die Rechte und Pflichten, die sich daraus ergeben, lassen sich durch die Eigentümergemeinschaft mittels Beschluss beschränken und erweitern. Dies bezieht sich allerdings nur aufs Innenverhältnis. Im Außenverhältnis ist die Vertretungsmacht unbeschränkt und auch nicht beschränkbar. 

*§28: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht*

In Zukunft sollen die Beschlüsse lediglich über das Ergebnis der Abrechnung (über Guthaben und Nachforderung) sowie über die Höhe des neu zu zahlenden Hausgeldes (inkl. Erhaltungsrücklage) erfolgen. Die gesamte Abrechnung und der Wirtschaftsplan als solches ist nicht mehr Gegenstand des Beschlusses. Neu ist ein Vermögensbericht über die Erhaltungsrücklage, weitere bestehende Rücklagen und das Gemeinschaftsvermögen, der nach Ende eines jeden Kalenderjahres zur Verfügung zu stellen ist.

*§29: Verwaltungsbeirat*

Der Beirat kann durch Beschluss besetzt werden ohne eine Beschränkung der Größe. Bei mehr als einem Mitglied ist ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Der Verwaltungsbeirat soll den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung prüfen und eine Stellungnahme dazu verfassen. Sonst kann der Vorsitzende den Beirat einberufen. Ist der Verwaltungsbeirat unentgeltlich tätig, so beschränkt sich die Haftung neuerdings auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

*§44: Beschlussklagen*

Sie werden nun gegen die gesamte Wohnungseigentumsgemeinschaft gestellt und nicht mehr gegen alle anderen Eigentümer außer einen selbst.

*$49: Kostenentscheidung – soll wegfallen*

Dadurch sollen die Prozesskosten nicht mehr dem Verwalter zu Lasten gelegt werden können. Über materiell-rechtliche Schadensersatzansprüche seien die Eigentümer ausreichend geschützt.

#### Fazit

Erste Chancen zeigen die vielzahl der geänderten Paragraphen selbst. Welche Möglichkeiten in der täglichen Arbeit für alle entstehen und wie diese realisiert werden können, zeigen wir in einzelnen Themenposts zur WEG-Reform in den nächsten Wochen.
